Kurumsal Seyahat Yönetiminde Şeffaflık: Uçak Biletindeki Gizli Ücretleri (Markup)

Kurumsal Seyahat Yönetiminde Maliyet Kontrolü: Uçak Biletindeki Gizli Ücretleri (Markup) Tespit Etmenin Yollları

Şirketlerin operasyonel gider kalemleri arasında kurumsal seyahat harcamaları genellikle ilk üç sırada yer alır. Bir Satınalma Yöneticisi veya Şirket Seyahat Yöneticisi olarak aklınızdaki o kritik soruyu biliyoruz:

"Acaba ödediğimiz biletin gerçek fiyatı bu mu, yoksa üzerine sözleşmemizde olmayan gizli bir kâr (markup) mı eklendi?"

Kurumsal seyahat acenteleri, verdikleri profesyonel destek karşılığında şeffaf bir Hizmet Bedeli (Service Fee) alma hakkına sahiptir. Ancak global etik kurallar ve şeffaf satınalma prensipleri gereği, bu bedelin açıkça belirtilmesi gerekir. Ne yazık ki sektörde bazen "vergi" adı altında gizlenen veya "sistem hatası" denilerek faturaya yansıtılan gizli maliyetlerle karşılaşılabilmektedir.

Bu yazida, bir seyahat denetçisi (auditor) titizliğiyle biletinizin Çıplak Fiyatını (Naked Fare) öğrenmenizi ve seyahat giderlerinizi optimize etmenizi sağlayacak 7 profesyonel yöntemi derledik.

"Priced Itinerary" (Fiyatlı Seyahat Planı) Talep Edin

Standart bir PDF dökümü üzerinde rakamlarla oynamak dijital çağda oldukça kolaydır. Ancak şeffaf seyahat yönetimi talep ediyorsanız, acentenizden standart bir şablon değil, teknik kanıt isteyin.

• Nasıl Yapılır? Acentenizden rezervasyon detaylarını, kendi oluşturdukları formatta değil, doğrudan Global Dağıtım Sistemi (GDS - Amadeus, Sabre, Galileo, Troya vb.) veya havayolu sistemi üzerinden "Otomatik E-mail" olarak göndermesini isteyin.
• Neden Güvenli? Sistemden direkt gelen IEP (Itinerary Email Print) formatındaki maillerde fiyatlar manuel olarak manipüle edilemez. Bu belge, faturanız için en güvenilir çapraz kontrol aracıdır.

Şeffaflığın Turnusol Kağıdı: Kredi Kartı ile "Split Payment"

Kurumsal ödemelerde en temiz denetim yöntemi, kredi kartı ekstresi üzerinden yapılan kontroldür. Burada anahtar kelime: Split Payment (Bölünmüş Ödeme).

• Şeffaf Yöntem: Toplam tutarın ayrıştırılarak çekilmesidir.
  • İşlem 1: Bilet bedeli (Örn: 10.000 TL) doğrudan havayolunun POS cihazından çekilir (Ekstrenizde "THY", "Lufthansa" yazar).
  • İşlem 2: Acente hizmet bedeli (Örn: 500 TL) acentenin POS cihazından çekilir.
• Riskli Yöntem: Tüm tutarın tek seferde acente POS'undan çekilmesi. Bu durumda acente, havayoluna ödediği net rakamı ve üzerine eklediği kâr marjını tek bir kalem altında gizleyebilir.

Havayolu Portalları Üzerinden "Bilet Yönetimi" Kontrolü

Dijitalleşme, denetimi kolaylaştırdı. Biletiniz kesildiğinde size verilen 13 haneli Bilet Numarası (Ticket Number) ve 6 haneli Rezervasyon Kodu (PNR) sizin en büyük denetim aracınızdır.

• Denetim Adımı: Havayolunun resmi web sitesine veya mobil uygulamasına gidin. "Bilet Yönetimi" (Manage Booking) sekmesine PNR ve Soyadınızı girin.
• Sonuç: Birçok modern havayolu, "E-Bilet Görüntüle" veya "Makbuz (Receipt)" alanında biletin sisteme kayıtlı orijinal fiyatını gösterir. Faturanızla bu ekranı karşılaştırın; fark varsa gizli markup uygulanmış olabilir.

Manuel Doğrulama: Havayolu ile Doğrudan İletişim

Eğer dijital verilerle tatmin olmadıysanız, geleneksel ama en garanti yöntemi kullanın.

• Yöntem: Havayolu çağrı merkezini arayarak veya havalimanındaki satış ofisine giderek; "Biletimin numarası bu, sisteminizdeki ödenmiş net tutarı (Vergiler dahil, hizmet bedeli hariç) öğrenebilir miyim?" diye sorun. Havayolu personeli bu bilgiyi paylaşmakla yükümlüdür.

Teknik Detay: E-Biletteki "Fare Calculation" Satırını Okumak

Elinize ulaşan elektronik bilette genellikle gözden kaçan, karmaşık kodlardan oluşan bir satır vardır: Fare Calculation Line.

• Kod Çözümü: Örneğin IST TK LON 200.00 ibaresini gördüğünüzde, buradaki rakamlar (Genellikle NUC para birimi) biletin Baz Ücretini ifade eder.
• Vergi Kontrolü: Eğer acenteniz "Vergiler çok yüksek tuttu" diyorsa, bilet üzerindeki vergi kodlarına (YQ, YR, TR) bakın. Buradaki tutarlar düşükse ve faturanız yüksekse, aradaki fark gizli bir hizmet bedeli olabilir.

Kurumsal Sadakat Programları ile "Gölge Denetim" (Shadow Audit)

Şirketinizin Turkish Airlines Corporate Club, Lufthansa PartnerPlusBenefit veya Emirates Business Rewards gibi programlara üyeliği sadece indirim veya upgrade sağlamaz; aynı zamanda mükemmel bir raporlama aracıdır.

• Veri Doğrulama: Şirket vergi numaranızla kesilen tüm biletler havayolunun kurumsal portalına otomatik olarak düşer.
• Çapraz Kontrol: Ay sonunda acentenizin gönderdiği harcama raporu ile, havayolu portalından alacağınız **"Uçuş/Harcama Dökümü"**nü karşılaştırın. Havayolu sistemindeki net maliyet ile acente faturasını kuruşu kuruşuna teyit edebilirsiniz. Bu, satınalma departmanları için en zahmetsiz denetim yoludur.

Dikkat: Online Seyahat Acenteleri (OTA) ve Gizli Maliyetler

Şirket çalışanlarının veya yöneticilerin "İnternette daha ucuz buldum" diyerek yöneldiği Online Seyahat Acenteleri (OTA) her zaman en şeffaf seçenek olmayabilir.

Unutulmamalıdır ki online platformlar da ticari kâr amacı güder. Fiyat karşılaştırma sitelerinde görünen ilk fiyat ile ödeme adımındaki son fiyat arasında farklar (Dynamic Currency Conversion veya ödeme işlem ücretleri) oluşabilir. Yukarıdaki tüm denetim mekanizmaları (Fare Calculation, PNR kontrolü vb.) online acentelerden alınan biletler için de geçerlidir. Kurumsal seyahat politikanızda bu platformların denetimini de göz ardı etmeyin.

Teknolojiden Destek Alın: Bağımsız Bilet Denetim Araçları (Airfare Auditing)

Manuel kontrollerle vakit kaybetmek istemeyen veya yüksek hacimli seyahat yöneten şirketler için en pratik çözüm, teknolojiyi kullanmaktır. Piyasada bulunan Airocheck.com gibi bağımsız bilet denetim ve doğrulama araçları, süreci saniyeler içine sığdırır.

• Nasıl Çalışır? Bu tip platformlar, biletinizin PNR veya elektronik verilerini analiz ederek, havayolu sistemindeki gerçek (net) fiyat ile size fatura edilen tutarı otomatik olarak karşılaştırır.
• Avantajı: Sadece gizli markupları (fiyat şişirmelerini) yakalamakla kalmaz; aynı zamanda iptal/iade kuralları, kullanılmayan bilet takibi ve vergi tutarsızlıklarını da raporlayarak şirketinize "Dijital Seyahat Denetçisi" hizmeti sunar. Seyahat politikanıza bu tür bir "3. Göz" denetim aracı eklemek, maliyet kaçaklarını %100'e yakın oranda engeller.

---

Viking Turizm ile Şeffaflık Bir Tercih Değil, Standarttır.

Etkin bir kurumsal seyahat yönetimi, sadece en ucuz bileti bulmak değil; maliyetlerin denetlenebilir, şeffaf ve yönetilebilir olmasını sağlamaktır. Vikingon olarak biz, müşterilerimizin acentelerini denetlemesine gerek bırakmayan bir sistem sunuyoruz.

Yazıda bahsettiğimiz "Priced Itinerary" raporlaması, kredi kartı ile "Split Payment" (Bölünmüş Ödeme) ve "Sadakat Programı Entegrasyonu" bizim için özel bir talep değil, işimizin standart prosedürüdür. Enerjinizi acentenizi denetlemeye değil, işinizi büyütmeye harcayın. Gelin, şirketinizin seyahat kurgusunu Vikingon’un %100 şeffaf altyapısı üzerine birlikte kuralım ve gizli maliyetlere son verelim.