Kurumsal Seyahat Portalında Doğru Ortağı Seçmek

 

Düşük Servis Ücretlerinin Ötesindeki Gerçek Maliyet

Kurumsal seyahat yönetimi, şirketler için yalnızca bir operasyon değil; bütçe optimizasyonu, çalışan güvenliği ve sürdürülebilirlik açısından stratejik bir alandır. Ancak bir seyahat acentası ya da kurumsal seyahat yönetim şirketi seçerken en sık yapılan hata, sadece “en düşük servis ücreti” teklifine odaklanmaktır. İlk etapta cazip görünen bu yaklaşım, uzun vadede gizli maliyetler ve kontrol kayıplarıyla çok daha pahalıya gelebilir.

Düşük Servis Ücretlerinin Gizli Bedeli

İhale süreçlerinde en dikkat çeken kalem işlem başına alınan servis ücretidir. Ancak operasyonel maliyetleri bile karşılamayacak kadar düşük servis ücreti veren bir seyahat acentası, gelirini başka yollarla telafi eder. İşte burada “gizli kâr” devreye girer:

• Bilet fiyatı üzerine gizli kâr ekleme: Havayolu biletinin net taban fiyatı + vergi kalemleri, genellikle şeffaf gösterilmez. Acenta faturada tek kalemde yüksek bir rakam sunabilir. Siz “ucuz bilet” aldığınızı zannederken aslında aradaki farkı ödersiniz.
• Vergi kalemlerinde oynama: Biletin içinde yer alan vergiler genelde karmaşık isimlerle görünür. Şeffaf olmayan acentalar bu kalemlerde küçük farklar ekleyerek ciddi kâr elde eder.
• Yan hizmetlerde şişirme fiyatlar: Otel, araç kiralama, vize gibi kalemlerde piyasa üzerinde rakamlarla karşılaşırsınız.

Bu nedenle doğru iş ortağı seçerken, sadece servis ücretine değil, bilet fiyatlarının şeffaflığına da bakmak gerekir.

Kontrol Mekanizmaları: Şeffaflık Nasıl Sağlanır?

Gizli maliyetleri engellemenin yolu, güçlü bir kontrol mekanizması kurmaktır:

• Vergilerin faturalarda ayrı ayrı gösterilmesi: İyi bir seyahat acentası, biletin baz fiyatı, vergiler ve servis ücreti dahil tüm kalemleri net şekilde ayırarak faturalar.
• Havayolu fiyat kontrolü: Şirketler, gerekirse aynı bileti doğrudan havayolu web sitesinden kontrol ederek acentanın ekleme yapıp yapmadığını görebilir.
• Kurumsal havayolu anlaşmaları: THY Corporate Club gibi programlar veya özel anlaşmalar aracılığıyla, doğrudan havayolu yetkililerinden teyit alınabilir. Böylece indirimlerin gerçekten şirkete yansıyıp yansımadığı netleştirilir.
• Düzenli raporlama: İleri teknolojili bir kurumsal seyahat portalı, tüm maliyet kalemlerini şeffaf raporlarla sunar. Böylece hem finans hem de satın alma departmanı, biletin gerçek maliyetini kolayca kontrol edebilir.

Neden Teknoloji Odaklı Bir Seyahat Ortağı?

Düşük maliyet tuzaklarından korunmanın en etkin yolu, teknolojiyle donatılmış bir kurumsal seyahat portalı kullanmaktır. Bu sayede:

• Çalışanlar, politikaya uygun en uygun seçenekleri saniyeler içinde görebilir.
• Yöneticiler, onay süreçlerini tek tıkla tamamlar.
• Finans ekipleri, vergi dahil tüm kalemleri gerçek zamanlı kontrol eder.
• Gerekirse bilet fiyatları doğrudan havayolu anlaşma sistemiyle karşılaştırılır.

Sonuç: Ucuz Görünen, En Pahalı Olabilir

Kurumsal seyahat yönetiminde, sadece servis ücretine odaklanmak şirketi ciddi kayıplara sürükleyebilir. Gizli kâr marjları, şeffaf olmayan vergi kalemleri ve kontrolsüz faturalama aslında toplam maliyeti yükseltir.

Doğru seyahat acentası veya kurumsal seyahat yönetim şirketi; şeffaf fiyatlama, güçlü teknoloji altyapısı ve deneyimli ekip desteği ile size gerçekten tasarruf sağlar. Unutmayın, önemli olan “ucuz görünen” değil, toplam maliyeti düşüren ve kontrolü size veren bir iş ortağı seçmektir.